Stavebný manažér v malej stavebnej firme musí vykonávať množstvo funkcií. Zháňa zákazky, vytvára cenové ponuky, riadi stavbu a plní veľa ďalších povinností. Svoje podnikateľské a administratívne úlohy obvykle zvládne s jedným notebookom, internetom a dobrým stavebným softvérom. 

V organizačne väčšej stavebnej firme sú jednotlivé pracovné úlohy rozdelené medzi viacerých členov tímu. Členovia tímu musia vzájomne spolupracovať za účelom dosiahnutia spoločného cieľa. Základom tímovej spolupráce je komunikácia, t.j. vzájomná výmena informácií. Tímová komunikácia prebieha v rozmanitých formách a podobách, napr. v podobe verbálnej (tímové stretnutia, vzájomné osobné rozhovory, telefonáty), písomnej (papierová a elektronická dokumentácia, e-maily, chaty, úlohy softvérových nástrojov spolupráce) a dátovej (tabuľky tabuľkových procesorov, dáta databázových informačných systémov).

Predmetom našej pozornosti sú dáta informačných systémov, slúžiacich na automatizáciu podnikových procesov.

Ešte aj dnes existujú organizačne väčšie spoločnosti (a nie je ich málo), ktoré používajú podnikové informačné systémy (ba dokonca iba excelovské tabuľky) na samostatných, vzájomne izolovaných počítačoch. Vstupné a výstupné dáta (napr. výkazy výmer, rozpočty, cenové katalógy, harmonogramy, reporty a ďalšie elektronické dokumenty) si jednotliví členovia tímu vymieňajú archaickým spôsobom v podobe papierovej alebo elektronickej dokumentácie. Častokrát prostredníctvom e-mailu. Efektivita ich dátovej komunikácie je veľmi nízka.

Ak chceme vo firme dosiahnuť efektívnu dátovú komunikáciu, musíme zabezpečiť, aby podnikové dáta boli jednotlivými členmi tímu spoločne zdieľané a jednotne spracovávané. Ale to nestačí. Nestačí, aby dáta boli iba zdieľané. Okrem toho musia mať dáta tzv. relačnú štruktúru. Čo to znamená ? Jednoducho povedané, dáta z jednej tabuľky majú referenčný vzťah k dátam inej tabuľky. Napríklad tabuľka rozpočtu má relačný vzťah s tabuľkou montážnych cenníkových položiek, ktorá je určená pre všetky rozpočty. Toto vie komfortne zabezpečiť databázový systém s relačnou SQL databázou a programový systém Kalkulus. Jeho dáta sú umiestnené na podnikovom serveri pod správou operačného systému a databázového systému SQL Server. Jednotliví používatelia, členovia tímu, spracovávajú tieto dáta v programe zo svojich pracovných staníc v počítačovej sieti systémom Klient - Server.

Ak ste firma s dvoma počítačmi vo vašej kancelárii, dátovým serverom môže byť bežné PC-čko s operačným systémom Windows 10.

Vo firmách s väčším počtom pracovníkov, podieľajúcich sa na manažovaní stavby, odporúčame serverové riešenie s podnikovým serverom a operačným systémom Windows Server. Schéma takéhoto riešenia je zobrazená na obrázku v úvode tohto článku. Z obrázku je zrejmé, že jednotliví používatelia pracujú pomocou programu Kalkulus so zdieľanou centrálnou SQL-databázou v rámci lokálnej počítačovej siete, ale aj prostredníctvom internetového pripojenia. Majú vytvorené optimálne softvérovo-hardvérové prostredie. Všetci pracujú s programom Kalkulus so súčasným a súčinným prístupom do SQL-databázy zo svojich sieťových pracovných počítačových staníc. Využívaním príslušných modulov programu si plnia svoje firemné úlohy, zabezpečujú svoju firemnú agendu a podieľajú sa na správnom chode firemných procesov.

Kalkulant stavby (cenár alebo rozpočtár) naceňuje investorské výkazy výmer v odporúčaných alebo kalkulovaných cenách. Vytvárajú súťažné cenové ponuky, ale aj autorské výkazy výmer na základe projektovej dokumentácie alebo zamerania na stavbe. Okrem toho pripravuje podklady pre subdodávateľov, vyhodnocuje ich ponuky, ktoré zakomponováva do súťažného rozpočtu. Pripravuje podklady pre technickú prípravu stavebnej výroby. V súčinnosti so stavbyvedúcimi pripravuje harmonogram stavby. Kalkulant stavby využíva spoločnú databázu cenníkových položiek, zaradených do príslušných katalógov. Zároveň vytvára vlastné cenníkové položky, tzv. R-položky, ktoré zapisuje do centrálnej databázy pre ďalšie použitie v budúcich rozpočtoch. Každý kalkulant stavby môže pracovať na svojom rozpočte, avšak v prípade potreby má možnosť kooperovať na spoločných rozpočtoch s ostatnými kolegami. 

Stavbyvedúci riadi zverené zákazky. Zodpovedá za dodržiavanie kvality, neprekročenie rozpočtu a plnenie časového plánu. Na základe podkladov pre technickú prípravu výroby zabezpečuje zdroje potrebné pre realizáciu stavby, t.j. materiály, pracovníkov, stroje a subdodávateľov. Vytvára a aktualizuje časový harmonogram stavby. Vykonáva evidenciu výroby v podobe súpisu prác ako podklady pre fakturáciu. Priebežne eviduje náklady stavby na príslušných nákladových účtoch, t.j. náklady na mzdy (smenovka), náklady na stroje, dopravné náklady, materiálové náklady, režijné náklady, subdodávky a ďalšie náklady. Zároveň zapisuje denné údaje do rozpočtového stavebného denníka v digitálnej forme.

Fakturant pripravuje súpisy prác a dodávok pre investora na základe záznamov evidencie výroby, resp. stavebného denníka, ktoré vytvorili stavbyvedúci. Ak investor príslušné súpisy odsúhlasí, fakturant vystaví faktúru za dané obdobie. 

Manažment firmy sleduje on-line vývoj dát jednotlivých procesov, na základe ktorých môže prijímať rýchle, efektívne a kvalifikované rozhodnutia.